機密文書や書類を処分するときは絶対に情報が漏れない方法で

ペーパーレス化が進んでいるとはいえ、ビジネスの世界ではいまだに「紙」も使われています。そのなかには、決して外部に漏れてはならない機密文書もあるはずです。このような文書は必要なくなったとしても適切な方法で処分しないと、競合他社の手に情報が渡ってしまう可能性があります。

ビジネスの世界だけではありません。私たちは今でも重要な情報を紙で扱っています。保険証券、保険証、クレジットカードの利用履歴など、枚挙にいとまがありません。

そこでこの記事では、機密文書や書類を処分する方法を紹介することにしました。今は新しく、より確実な処分方法を利用できるようになっています。

企業における機密文書とは？

企業では、顧客の情報はもちろん、経理、採用、人事などさまざまな重要情報が扱われています。このような情報は文書化されていて、それぞれの文書は重要度で分類されています。

もっとも重要度の高い機密文書は「極秘文書」と呼ばれます。企業にいる限られた人間しかこの文書にアクセスすることはできません。企業の今後の運営や利益に直接関わる文書なので、保管と管理は厳重に行われます。

つづいて重要度の高い機密文書は「秘文書」と呼ばれます。やはり企業の運営、経営戦略など、ひじょうに重要な情報が含まれており、関わりのある人のみにアクセスが許される文書です。

これらのほかにも機密文書があります。「社外秘」「部外秘」といった文書です。社内や部内にいる人たちだけがアクセスできる文書です。

このような機密文書には企業の命ともいうべき秘密が記されているため、当然のことながら慎重に取り扱うとともに、厳重に保管しなければなりません。仮に機密文書が社外に漏れてしまったとすると、自社の商品やサービスに関するアイデアや顧客の情報が競合他社に渡ってしまうことになり、企業は大きな痛手を負うことになります。

機密文書は絶対に情報を漏らさないように廃棄処分する

機密文書は法律でも守られています。企業が競合する企業の情報を「何らかの手段」で入手することは犯罪行為です。退職して競合企業に転職した人物が機密情報を持ち出した事例はこれまでにもたくさんあります。

そのため、機密文書は厳重に保管するだけでなく、廃棄処分するときも適切な方法をとらなければならないのです。

機密文書を処分する方法

機密文書を処分する方法はおもに3つあります。機密文書は法律により一定の期間、保管することが義務付けられている文書なので、その期間を過ぎ、保管の必要がなくなったら絶対に情報が漏れることがないように処分します。

自社でシュレッダーを使って処分

オフィスにあるシュレッダーを使って処分する方法です。最近のシュレッダーは処理のスペードも速く、以前に比べればずいぶん効率的になっていますが、やはり大量の書類を自社のシュレッダーで処分するのはたいへんです。何人かの労力が一定時間奪われることも、この方法の課題です。

専門業者でシュレッダーにより処分

強力な大型のシュレッダーを持つ専門の業者に処分を依頼する方法もあります。処分する書類の量が多い場合は、こちらを選ぶのが現実的です。ただし、業者が書類に目を触れてしまう可能性はあります。

専門業者に溶解処理を依頼

近年、主流になっているのがこの「溶解処理」です。ダンボールに入れた機密文書を、水の中で機械を使って切り刻み、最終的にはどろどろに溶かしてしまいます。その後、溶解された文書は再生紙として利用されます。

まとめ

企業は、自社の存亡を左右する情報が記されている機密文書を厳重に管理し、処分する際もその情報を漏らさないようにベストな処分方法を選択する必要があります。自社にはどの方法が合っているのか、今一度検討してみてください。

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